GUÍA INTERNA · SALESFORCEINSTRUCTIVO
Facturación Xubio
Cómo se usa, pantalla por pantalla y botón por botón.
Salesforce arma la factura con lo que ya sabe de cada caso; Xubio sigue siendo la contabilidad: la factura y el CAE salen de Xubio.
Qué hace una persona
Armar el lote y emitirlo, siempre revisando antes.
Qué pasa solo
Todos los días a las 7:30 se trae lo facturado, se marcan los cobros y salen los recordatorios.
Modo prueba
Mientras esté prendido, nada se factura de verdad y todos los mails van solo al mail de pruebas.
Dónde está
En Salesforce, apretá el ícono de los nueve puntos (App Launcher) → escribí “Facturación Xubio” → abrí la pestaña.
Hace falta el permiso “Facturación - Lotes”. Si no te aparece la pestaña, pedíselo a Max.
Pantalla de inicio
Pestaña “Facturación Xubio”
Facturación Xubio
Armá los lotes, traé lo facturado en Xubio y controlá los cobros, todo desde acá.
¿Qué querés hacer?
Armar un lote
Junta las líneas liquidadas de una aseguradora. Primero simula y te muestra todo; recién después confirmás.
Conciliar con Xubio
Trae lo que ya se facturó en Xubio, también lo que administración hizo a mano, y lo engancha a sus líneas.
Cobros y recordatorios
Lee los recibos de Xubio, marca lo cobrado y, si querés, reclama las facturas impagas.
| Lote | Aseguradora | Factura | Importe | Estado |
|---|---|---|---|---|
| LOTE-0021 | Zurich ArgentinaLote EMET PRESCR 2026-09-23 | — | $ 230.180,00 | Borrador |
| LOTE-0020 | CajaLote de ejemplo | A-00002-00000122 | $ 84.500,00 | Emitida |
Al terminar cualquier cosa, la pestaña vuelve a este inicio.
Armar un lote — paso 1: Elegir
Armar un lote
Elegí la aseguradora, hasta qué fecha y qué líneas querés facturar.
Entran las líneas con “Liquidado” tildado, sin lote, de casos cerrados, con fecha de facturación entre la fecha de corte y “Hasta”. Primero se simula: ves las líneas, el total y los avisos, y recién después confirmás.
¿Qué líneas?
Todas las líneas
Caja, Galicia, Sura y el resto. Para Zurich conviene separar D y P.
D · Curso normal
Zurich: lote FT. Casos que siguieron su curso.
P · Rechazo o prescripción
Zurich: lote PRESCR. Rechazo, desistido, esperar prescripción o anulado.
El D o P sale del resultado del caso. Lo liquidado antes del 18/09/2026 (la fecha de corte) no entra.
Armar un lote — paso 2: Revisar antes de crear
Revisá antes de crear
Es una simulación: todavía no se escribió nada en Salesforce ni en Xubio.
Esto es lo que entraría en el lote
Todavía no se escribió nada. Si algo no cierra (un concepto sin producto, un caso sin resultado, un siniestro que ya salió), arreglalo y volvé a simular.
Avisos para revisar antes de crear
Qué quiere decir cada aviso y qué hacer
| Chapita | Aviso | Qué hacer |
|---|---|---|
| Bloquea | “La aseguradora no tiene cliente de Xubio: el lote se puede armar, pero no emitir” | Pedir que se cargue el cliente de Xubio de esa aseguradora antes de emitir |
| Bloquea | “Falta el producto de Xubio: así no se puede emitir” | Administración define el producto de ese concepto; recién ahí se emite |
| Revisar | “Honorarios por ahorro o prescripción: van por el monto ajustado. Revisá cada importe” | Mirar cada importe: es el honorario por ahorro |
| Revisar | “Precio de lista y monto ajustado distintos: se factura la lista” | Si corresponde el ajustado, corregir la línea y volver a simular |
| Revisar | “Casos sin resultado de investigación: el D/P puede no ser correcto” | Cargar el resultado del caso antes de emitir el lote de Zurich |
| Revisar | “Cantidad o monto fuera de lista: revisar” | Mirar uno por uno; suele estar bien (por ejemplo, recargas) |
| Revisar | “Casos cerrados sin ninguna línea: nadie los liquidó” | Avisar a Gonzalo: es facturación que se pierde |
| Para saber | “Siniestros que ya salieron en otra factura (es normal en ahorro y prescripción)” | Solo controlar que no sea el mismo concepto repetido |
| Para saber | “Líneas en $0: entran al lote pero no van en la factura” | Nada |
| Para saber | “Líneas de casos todavía abiertos: quedaron afuera” | Entran cuando el caso se cierre |
| Para saber | “Líneas del otro criterio: no se incluyeron” | Armar el otro lote (D o P) |
| Para saber | “No hay líneas para facturar con estos filtros” | Probar con otra fecha “Hasta” o con otro criterio |
El título es “No hay líneas para facturar con estos filtros”, el mensaje “Probá con otra fecha Hasta o con otro criterio.” y el botón verde no aparece.
Armar un lote — paso 3: Listo
Armar un lote
Listo: se creó el lote LOTE-0021
Próximo paso: abrilo, revisá las líneas y apretá el botón naranja Emitir en Xubio.
Avisos que quedaron guardados en el lote
La página del lote
Lote de facturaciónLOTE-0021 · Zurich Argentina
Lote EMET PRESCR 2026-09-23 P · rechazo / prescripción
Revisá las líneas y los avisos, y apretá “Emitir en Xubio”.
Emitir en Xubio
Crea la factura en Xubio
Enviar por mail
La factura o un recordatorio de pago
Marcar cobrada
Si el cobro no apareció solo
Deshacer lote
Devuelve las líneas y borra el lote
Arriba de todo están también los cuatro botones chicos de siempre de Salesforce, que hacen exactamente lo mismo.
Cuando la factura ya está emitida aparecen también el CAE, «Vence el pago», lo cobrado, los recordatorios enviados y el enlace «Ver el PDF de la factura →».
El chip violeta «Hecha a mano en Xubio» aparece en los lotes que trajo la conciliación: facturas que administración emitió a mano.
Qué dice “Próximo paso” en cada estado
Borrador — Revisá las líneas y los avisos, y apretá “Emitir en Xubio”.
Emitida — Mandala a la aseguradora con “Enviar por mail” (Galicia no la recibe por mail: se carga en su portal).
Emitida y hecha a mano — La emitió administración en Xubio. Si ya se la mandaron a la aseguradora no hace falta reenviarla: el cobro se controla solo todos los días.
Enviada — Esperando el cobro: se controla solo todos los días con los recibos de Xubio.
Vencida — Venció el … y sigue sin cobrarse: reclamala con “Enviar por mail” → recordatorio. Si ya la pagaron, “Marcar cobrada”.
Cobrada — Cobrada el …. No hay nada más que hacer.
Anulada — Anulada con nota de crédito. No hay nada más que hacer.
Botón “Emitir en Xubio”
Emitir en Xubio
LOTE-0021 · Zurich Argentina
Lote EMET PRESCR 2026-09-23
Avisos del lote: miralos antes de emitir
La factura se crea en Xubio al cliente de prueba, sin CAE, y se borra al terminar: no queda nada en la contabilidad. El mail de prueba va solo al mail de pruebas. Se puede repetir las veces que haga falta.
Se emite la factura de verdad a la aseguradora y se pide el CAE. NO SE DESHACE: una factura con CAE se corrige con nota de crédito. Al terminar se manda por mail a la aseguradora.
Resultados posibles
Una factura real no se deshace: se corrige con nota de crédito. Al emitir de verdad, el mail a la aseguradora sale solo.
Revisá el campo “Último error” del lote. Si Xubio llegó a crear la factura, el próximo intento la adopta en vez de duplicarla.
Botón “Enviar por mail”
Enviar por mail
LOTE-0021 · Zurich Argentina
¿Qué querés mandar?
La factura
El PDF de Xubio y el detalle de siniestros, con el asunto y el texto de cada aseguradora.
Un recordatorio de pago
Para una factura que sigue sin cobrarse.
Va a los destinatarios cargados para la aseguradora, con copia interna. En modo prueba va solo al mail de pruebas. Galicia no recibe la factura por mail (se carga en su portal): a ella solo le llegan los recordatorios.
Mail enviado
También puede decir “Mail de prueba enviado” o “No se mandó ningún mail”.
Qué lleva el mail: sale de “Administración EMET360” (admin@emet360.com), con copia a Gonzalo, Camila y Max; lleva el texto de cada aseguradora, la tabla de siniestros, los datos para el depósito, el PDF de Xubio y el detalle para abrir con Excel. En Zurich el asunto lleva el lote: «Lote EMET FT Factura de Venta N° …» o «Lote EMET PRESCR Factura de Venta N° …»; en el resto, «Factura de Venta N° …». Un recordatorio suma adelante «Recordatorio de pago - ».
Botón “Marcar cobrada”
Marcar como cobrada
LOTE-0021 · Zurich Argentina
Usalo cuando el cobro no apareció solo con los recibos de Xubio (el cruce automático corre todos los días).
Listo: la factura quedó cobrada
No va a recibir más recordatorios de pago.
Botón “Deshacer lote”
Deshacer el lote
LOTE-0021 · Zurich Argentina
Devuelve las líneas a “sin facturar” (van a entrar en el próximo lote) y borra este lote. Solo se puede si el lote nunca llegó a Xubio; si ya existe allá, corresponde nota de crédito.
Lote deshecho
También puede decir “No se deshizo”.
Conciliar con Xubio
Conciliar con Xubio
Traé lo que se facturó en Xubio, también lo que se hizo a mano.
Lee las facturas de venta de Xubio del período: confirma las emitidas desde Salesforce (número, CAE, total) y registra como “externas” las que administración emitió a mano, enganchando sus líneas por siniestro. Si dejás las fechas vacías, toma los últimos 7 días. Esto mismo corre solo todos los días a la mañana.
Conciliación terminada
Lo emitido desde Salesforce quedó confirmado y lo que administración hizo a mano quedó registrado como factura externa.
Detalle de la conciliación
Factura A-00002-00000123 confirmada · LOTE-0021
Para que las líneas se enganchen solas, el renglón de la factura en Xubio lleva el número de siniestro, como hoy.
Cobros y recordatorios
Cobros y recordatorios
Marcá lo cobrado y reclamá lo que está impago.
Lee los recibos de cobranza de Xubio de los últimos 60 días y marca como cobradas las facturas que cuadran (por los números que administración anota en el recibo, o por importe). Lo que no cuadra queda listado para revisarlo a mano. Esto mismo corre solo todos los días a la mañana.
Solo revisar los cobros
Marca como cobradas las facturas que cuadran con un recibo de Xubio. No manda ningún mail.
Revisar y mandar recordatorios
Además manda ahora los recordatorios de pago vencidos (30 días sin cobro). En modo prueba van solo al mail de pruebas.
Revisión de cobros terminada
Las facturas que cuadraron con un recibo quedaron marcadas como cobradas. Lo que no cuadró está en el detalle, para revisarlo a mano.
Detalle
4 facturas cuadraron con recibos de Xubio.
Lo que pasa solo
- Se trae lo facturado en Xubio en los últimos 7 días.
- Se cruzan los recibos de los últimos 60 días y se marcan las cobradas.
- Salen los recordatorios de las impagas, a los 30 días de emitidas y después cada 15.
Avisa por mail y sigue con el resto.
Todos los mails van solo al mail de pruebas, con “[PRUEBA]” en el asunto.
Reglas para que todo cuadre
Recibos
En el recibo de Xubio, anotá los números de factura que cancela (por ejemplo “FC 6424/6432”). Con eso Salesforce la marca cobrada sola.
No duplicar
Lo que se factura desde Salesforce no se emite a mano en Xubio. Si alguna vez hace falta emitir a mano, Salesforce lo registra a la mañana siguiente como factura “externa”.
Punto de venta 00002
Está en numeración “Editable-Sugerido”. Si se emite a mano, dejá el número que propone Xubio.
Galicia
No recibe la factura por mail; se carga en su portal de proveedores.
Cuenta de cobro
Cada cliente tiene la suya en el mail. Las investigaciones van a la del Galicia; los negocios nuevos, como la plataforma, a la del Macro. No pongas números de cuenta en el sitio.
Ahorros y prescripciones
Se facturan por el monto ajustado, a veces meses después. Que avise “ya salió en otra factura” es normal.
Ritmo por aseguradora
| Aseguradora | Ritmo |
|---|---|
| Zurich Argentina | Semanal, en dos lotes, FT (D) y PRESCR (P). Los piden los miércoles. |
| Zurich Aseguradora (Libertador) | Una factura por caso. |
| Caja | Cada 10 días. |
| Galicia y Sura | Una factura por caso, que se carga en el portal. |
Estados de un lote
Borrador Armado, sin emitir.
Emitida La factura existe en Xubio, con CAE.
Enviada Se le mandó a la aseguradora.
Cobrada Entró el pago.
Anulada Se corrigió con nota de crédito.
Hecha a mano en Xubio La emitió administración directamente en Xubio.
Preguntas frecuentes
“No hay líneas para facturar”
Probá con otra fecha “Hasta” u otro criterio. Controlá que las líneas estén liquidadas y el caso, cerrado.
Me equivoqué al armar el lote
Botón “Deshacer lote”, solo si nunca llegó a Xubio.
Emití con un error
Nota de crédito en Xubio. Una factura con CAE no se deshace.
“Factura creada, pero SIN CAE”
Revisala en Xubio.
La emisión falló
Mirá “Último error” en el lote. El próximo intento no duplica.
El mail salió desde contacto@ y no desde admin@
El remitente admin@ perdió la verificación: avisale a Max.
Un pago no aparece como cobrado
¿El recibo dice “FC …”? Si no, usá “Marcar cobrada”.
La aseguradora pide que le reenviemos la factura
“Enviar por mail” → “La factura”.
¿Quién puede usarlo?
Quien tenga el permiso “Facturación - Lotes”.
Glosario
- Lote
- Grupo de líneas liquidadas que se preparan juntas para facturar.
- Línea liquidada
- Concepto de un caso que ya está listo para facturarse.
- Fecha de corte
- Primera fecha desde la que se toman líneas: 18/09/2026.
- D / P
- Criterio de Zurich: D es curso normal; P es rechazo o prescripción.
- FT / PRESCR
- Nombre de los dos lotes semanales de Zurich.
- Factura externa
- Factura que administración hizo a mano en Xubio y Salesforce trajo después.
- CAE
- Código de autorización que confirma que la factura es válida.
- Modo prueba / modo real
- Prueba no deja factura real; real emite con CAE y no se deshace.
- Monto ajustado
- Importe corregido que se usa en ahorros y prescripciones.